Meer presteren op het werk in 10 stappen

Ik wil met jullie een aantal simpele strategieën behandelen waardoor je productiever, gemotiveerder en met meer plezier je werk kunt doen. (Naar een origineel van Jacob Gube die op Lyved.com een engelstalige lijst publiceerde. Dit is een nieuwe versie bestaande uit een bewerkte vertaling met aanvullende tips. Het origineel vind je hier.)

1. Stel de juiste prioriteiten; doe de moeilijke klussen eerst

Als we op een dag veel te doen hebben, zijn we geneigd om te beginnen met de simpele taken, terwijl we de moeilijke voor het laatste bewaren. Onbewust is het namelijk aantrekkelijk om met die kleinere en eenvoudige klusjes te beginnen. Ze zijn snel afgerond en geven daardoor een (schijn) gevoel van grote voortgang. Maar voor de klussen die er echt toe doen, waar we door onze baas op worden afgerekend, hebben we uiteindelijk te weinig tijd.

Het bewaren van de moeilijke klussen voor later op de dag heeft een aantal gevaren. Onze verse energie en frisse aandacht die we aan het begin van een werkdag hebben is ’s-middags namelijk ver te zoeken. Je begint dus minder fit aan de moeilijkste taken. Daarnaast heb je simpelweg geen uitloopmogelijkheden meer als die taak meer tijd kost dan ingeschat. Daardoor haal je ofwel de deadline niet, ofwel schiet je in de overuren. Dat, terwijl een minder belangrijke klus wel tot morgen had kunnen wachten. Ook heb je gedurende de hele werkdag aldoor de moeilijke klus in je achterhoofd terwijl je met de simpele klussen bezig bent. Dat veroorzaakt stress en leidt je onnodig af van waar je mee bezig bent. Wanneer je eerst de moeilijke klussen doet die er echt toe doen (wat heeft dus echt prioriteit?) zal je motivatie snel stijgen, gebruik je je beste energie voor de belangrijkste taken en heb je vroeg op de dag een veel tevredener gevoel over jezelf.

2. Neem regelmatig een micropauze

Gun jezelf regelmatig (meermaals per dag) een paar minuten rust en probeer daarbij echt te ontspannen. Maak een wandeling rond je kantoor, maak een praatje met een collega, doe een paar minuten je ogen dicht achter je bureau of op de wc, luister naar je favoriete nummer op je ipod. Als jij er maar van ontspant. Door die paar minuten even afstand te nemen van datgene wat je onderhanden hebt, misschien zelfs als je voor een probleem staat waar je maar niet uit lijkt te komen, dan kan zo’n mini-break je nieuwe inzichten geven en nieuwe energie waardoor je weer veel efficiënter aan de slag kunt.

3. Beperk het aantal taken op een dag

Veel mensen meten hun prestaties af aan het aantal taken dat ze op een dag onder handen hebben. Hoe meer punten op de takenlijst (de veelbesproken to-do-list), hoe belangrijker we lijken te zijn. Maar het tegendeel is waar. Wie weet te snoeien in zijn takenlijst, weet de juiste prioriteiten te stellen, weet te delegeren aan anderen, weet samen te werken met anderen zodat het werk eenvoudiger wordt, kan al zijn aandacht richten op de paar taken die ertoe doen, waardoor het makkelijker wordt om je deadlines te halen en je doelen te bereiken. Je werk zo snel mogelijk (en dus minder goed) doen om maar zo veel mogelijk op een dag af te krijgen werkt op de lange termijn contraproductief en geeft nauwelijks bewondering bij collega’s of je baas. Juist de extra tijd die je krijgt door te snoeien in de takenlijst, geeft je de gelegenheid om je collega’s te helpen, een praatje te maken, te netwerken.

4. Houd een prestatielijstje bij

Een ‘to-do-list’ is inmiddels een ingeburgerd fenomeen. Maar wat veel minder mensen bijhouden is een overzicht van prestaties. Van dingen die af zijn. Dat heeft veel toegevoegde waarde. Zo krijg je inzicht in de dingen die je per dag, week, maand, kwartaal afrondt. En dat is handig voor je voortgangsgesprekken met je baas. Want je doet veel meer dan je je normaal kunt herinneren. Daarnaast krijg je inzicht in de prioriteiten die je hebt gesteld, heb je wel de juiste dingen gedaan en in de juiste volgorde. Houd je een prestatielijstje bij, dan zie je dat in één oogopslag. Tot slot houdt een prestatielijst je enorm gemotiveerd. Steeds als je de waslijst aan dingen ziet die je al hebt afgerond, krijg je nieuwe energie om ook de volgende klus weer aan het lijstje te kunnen toevoegen.

5. Werk minder uren

Gemotiveerder, meer efficiënt en met meer plezier werken betekent niet langer werken. Productiviteit hangt niet samen met het aantal gewerkte uren. Sterker, hoe meer uren je op een dag werkt, hoe minder productief je per saldo zult zijn. Meer werkuren gaan af van je vrije tijd, je persoonlijke gezondheid, je relatie, je sport, je slaap, je ontspanning. Meer werkuren betekent minder uren om je batterij weer op te laden. Uiteindelijk steven je daarmee af op een burn-out.

Een keertje overwerken kan natuurlijk prima. Maar als dat structureel wordt, moet je je achter de oren krabben. Minder werkuren betekent meer tijd besteden aan vrije tijd, je partner, je ontspanning en leidt tot een betere gezondheid en een aanzienlijke stress-reductie. En dat vertaalt zich uiteindelijke weer in een hogere productiviteit.

Laat je niet meeslepen met de heersende bedrijfscultuur van structureel overwerk (als die er is) en ga gewoon op tijd naar huis. Anderen (ook je baas) zullen je erom benijden, zullen zien dat je net zo productief bent als de rest (je laat je daardoor immers ook veel minder afleiden) en zullen je gedrag uiteindelijk gaan overnemen. Als je ook nog eens je prestatielijstje bijhoudt, zul je zien dat niemand je wat kan maken. En anders is het misschien niet het bedrijf voor jou!

6. Laat je niet afleiden

Wie snel tijd wil besparen op het werk, laat zich niet afleiden. Niet door de mail, niet door de telefoon, niet door de oneindige breedbandverbindingen met nieuws- en vakantiesites. Als jij het gevoel hebt dat je dagelijks tijd te kort komt op het werk, houd dan eens een dag of twee je tijdsbesteding exact bij. Houd daarbij in ieder geval de tijd bij die aan overbodige, niet werkgerelateerde zaken verloren gaan. Je zult verbaasd staan van de hoeveelheid tijd die met die ‘uitstapjes’ weglekt. Je tijdsbesteding enkele dagen bijhouden maakt het makkelijk om in die overbodige uurtjes te schrappen en daarmee haal je punt 5 ook gelijk binnen.

7. Off-line

Een specifieke vorm van afleiding is onze constante bereikbaarheid. Er zijn zat mensen die moeite hebben om de mobiele telefoon ’s-nachts af te zetten, de laptop steeds stand-by hebben met de msn-online. Misschien hoor jij (en ik?) daar ook wel bij. Dat vreet onbewust enorm veel energie. Ook de moderne werknemer wordt geconfronteerd met een steeds groeiend aantal communicatiemiddelen en de plicht (of behoefte) aan bereikbaarheid: met het bedrijf, met collega’s, met klanten. En ook in de vrije tijd word tijd besteed aan sociale netwerken als Hyves en Linkedin. De grens tussen werk en vrije tijd vervaagt daardoor.

Durf jij het aan om minder vaak on-line te zijn? Om je mobieltje van tijd tot tijd uit te zetten? Om je mail niet iedere seconde te checken? Wie af en toe off-line gaat, wordt (on)bewust niet afgeleid door berichtjes die binnen kunnen komen en kan daardoor ongestoord en geconcentreerd doorwerken. Je zult zien dat het werk daardoor ook stukken sneller gaat.

8. Weet waarvoor je het doet

Waaarom doe je het werk dat je doet? Wil jij gemotiveerd zijn op het werk, dan is het goed om dat steeds in het achterhoofd te houden. Ben je competitief ingesteld en wil je ‘beter zijn’ dan anderen? Wil je sneller zijn of een betere kwaliteit leveren dan anderen? Levert je werk inhoudelijk een bijdrage aan een betere wereld? Zijn er mensen afhankelijk van jouw inkomen en is jouw werk daarom zo belangrijk? Het maakt niet uit wat jouw reden is om het werk te doen dat je doet. Vind die reden en gebruik het als een constante herinnering bij wat je doet. Zit het een keer tegen, heb je een rotdag of rotklus, bedenk dan even waarom je dat doet, al is het voor het geld. Ook dan ben je weer een stuk gemotiveerder om even door te pakken.

9. Begin aan een speciaal project

Als je werk je weinig uitdaging (meer) biedt en je om welke reden dan ook (nog) niet wilt omzien naar een andere baan, dan zul je zelf een nieuwe impuls aan je werk moeten geven. Niets zo saai en weinig voldoening gevend als een baan zonder uitdaging of bijzonder doel. Het is verleidelijk om te gaan wachten tot je baas met een leuk nieuw project naar je toe komt en vervolgens te gaan mopperen wanneer dat te lang duurt of helemaal niet komt. Wachten tot een ander iets (voor jou) gaat doen is nooit een goed plan. Je moet dus zelf actie ondernemen.

Kijk naar je eigen werkplek en werkpakket en bedenk wat je eigenlijk graag zou willen doen. Kan een bepaalde werksoort anders worden opgepakt, zodat het leuker is om te doen? Of blijven er nu werkzaamheden liggen omdat je er niet aan toe komt? Heb je ideeën over aanpassingen in de organisatiestructuur of -cultuur? Loop je al tijden met plannen onder je arm om iets op je werk te veranderen? Stap met dat idee naar je baas en je zult zien dat er vaak heel wat ruimte is om met een positief idee aan de slag te gaan.

10. Kies je houding

Hoe uitzichtloos jouw situatie ook mag lijken, jij bepaalt zelf hoe je je daaronder gedraagt. Begin je te klagen, zwelg je in zelfmedelijden, voel je je rot, dan zal alle negatieve energie om jou heen zich tot jou aangetrokken voelen. Al die andere collega’s haken in op jouw klaagzang en maken de situatie zwarter dan die is. Kies je er daarentegen voor om ondanks die uitzichtloze situatie positief te blijven, die lach op je gezicht te houden, recht te blijven lopen, dan zal alle positieve energie zich in jouw omgeving concentreren. Er is altijd wel iets om blij om te zijn. Bepaal jij je leven of bepaalt het leven jou?

Bedenk een situatie uit het recente verleden waarin je jouw houding hebt laten bepalen door de omstandigheden. Welke invloed zou het op de situatie hebben gehad wanneer je toen een positieve houding had aangenomen? Was de situatie je dan lichter gevallen of had je houding zelf de situatie positief kunnen veranderen? Hoe ervaar jij mensen om je heen die klagen over de organisatie, hun werk, de baas? Wat zou je hen in alle oprechtheid willen aanraden? Met een positieve houding is de halve wereld gewonnen.

Voor 66 andere tips voor meer productiviteit en plezier op je werk lees je het boek “Werkplezier”.