8 Time management tips om je productiviteit te verbeteren

Op het gebied van time management is er enorm veel informatie te vinden. Ontelbaar veel boeken, trainingen en websites worden aan dit onderwerp gewijd. Blijkbaar wil iedereen in deze snelle en competitieve samenleving zo efficiënt en productief mogelijk zijn werk uitvoeren. Doordat er zoveel over te lezen en leren valt is het wel eens moeilijk om de juiste informatie te vinden.
Daarom hier een handige lijst met 8 time management tips om je productiviteit te verbeteren:

1. Geen multitasking

Multitasking is bijna niet meer weg te denken uit ons drukke bestaan. Als je echter teveel taken tegelijk wilt doen zal dit ten koste gaan van je productiviteit. Het is al meer dan eens bewezen dat we als mensen het beste presteren als we ons op één ding tegelijk concentreren. Ben je met een belangrijke of intensieve taak bezig? Sluit dan je e-mail programma af, doe je telefoon uit en zorg ervoor dat je niet gestoord kunt worden. Doordat je gefocust met je taak bezig kunt zijn zul je zien dat je meer werk af krijgt dan ooit tevoren.

2. Schrijf je gedachten op

Gedurende de dag zweven er vele gedachten en ideeën door je hoofd. Om hier een beetje orde in te krijgen en ervoor te zorgen dat geen enkel goed idee verloren gaat kun je het beste alles van je afschrijven. Hou altijd pen en papier bij de hand (neem bijvoorbeeld een klein notitieboekje mee) zodat je meteen alles van je af kan schrijven. Hiermee hou je je hoofd leeg en kun je je beter concentreren op waarmee je bezig bent.

3. Hou een lijst met projecten bij

Eigenlijk is alles wat je doet op een dag (op je werk, maar ook privé) in te delen in projecten. Projecten voor klanten, huishoudelijk werk, lange-termijn doelen etc. Dit kun je allemaal bijhouden in een lijst met projecten waarbij je voor elk project de taken en werkzaamheden noteert.
Ben je op zoek naar (online) software om je projecten te managen? Neem dan een kijkje bij ons artikel met 45 online projectmanagement tools.

4. Korte todo lijst voor elke dag

Maak elke dag een todo lijst. Zorg ervoor dat je de lijst niet vol propt met taken; de lijst moet wel overzichtelijk blijven en binnen een dag af te handelen zijn. Je kunt dit op papier doen maar bovengenoemde project management tools zijn hier ook erg geschikt voor.

5. Check je e-mail maximaal 2 keer per dag

Voor veel mensen is e-mail een echte productiviteits-killer. Vooral als je flink wat e-mails op een dag krijgt wordt je constant gestoord door alle binnenkomende berichten. Maak een afspraak met jezelf dat je maximaal 2 keer per dag je e-mail checkt, bijvoorbeeld ’s morgens om 9 uur en ’s middags om 2 uur. Desnoods kun je een auto-responder instellen die mensen erop attent maakt dat je 2 keer per dag je e-mails verwerkt en dat ze dus niet direct een antwoord terug kunnen verwachten.

6. Start je dag met een moeilijke taak

Als je je dag meteen begint met een complexe en moeilijke taak dan zul je hier de rest van de dag baat bij hebben. Je brein wordt direct op scherp gezet en mijn ervaring is dat je ook langer scherp blijft en minder last heb van dipjes gedurende de dag. Als je daarentegen pas na een aantal uren werken aan simpele taken met die moeilijke taak begint zul je meer moeite hebben om je goed te concentreren en kost het je uiteindelijk meer energie en als gevolg krijg je minder werk af.

7. Neem genoeg pauzes

Probeer niet om uren achtereen door te werken. Neem genoeg kleine pauzes tussendoor om even je zinnen te verzetten. Hiermee kunnen ook je hersenen even tot rust komen en kan je onderbewustzijn even alles op een rijtje zetten. Dit helpt ook om stress te voorkomen.

8. Werk niet téveel

Dat je af en toe even wat extra uren moet maken om je werk af te krijgen, is niet zo erg. Maar als je al vermoeid bent en de dag loopt op zijn eind, dwing jezelf dan ook niet. Dit zal je op de lange termijn meer kwaad dan goed doen. Hou jezelf dus in de gaten en weet wanneer je moet stoppen.

Heb je nog meer time management tips die in bovenstaande lijst thuis horen? Laan dan hieronder je reactie achter!