7 Tips om Effectiever te E-mailen

E-mail heeft voor veel mensen een belangrijke plek in hun leven ingenomen. En dat is ook niet zo verwonderlijk aangezien het een perfect communicatiemiddel is en veel praktische voordelen biedt. Voor veel mensen is het echter lastig en tijdrovend om met de steeds groter wordende hoeveelheid e-mails om te gaan en er effectief gebruik van te maken, vooral in zakelijke omstandigheden. We geven je hier een aantal kostbare tips om beter met je e-mails om te gaan om tijd te besparen en onduidelijkheid te voorkomen.

Kom ter zake
De meeste mensen hebben weinig tijd en willen jouw email geen seconde langer lezen dan nodig is. Dus niet teveel om het onderwerp heen praten probeer to-the-point te blijven.

Noem ze bij naam
Mensen vinden het leuk om hun naam afgedrukt te zien, ook in een email. De naam van de ontvanger gebruiken in de eerste regels van je email maakt het persoonlijk. Iets simpels als “Jan, de vergadering is…” of “Hallo Jan. De vergadering is…” is veel aantrekkelijker dan “De vergadering is…” en het kost je maar een paar extra woorden.

Verduidelijk je onderwerp
De onderwerp regel is de kop van je email. Het is goed mogelijk dat het het enige is wat de ontvanger leest, dus zorg dat ie duidelijk is. Gebruik het om de aandacht van de ontvanger te trekken en om de inhoud van je bericht te beschrijven.

Verstuur geen onnodige e-mails
Zoals gezegd, de meeste mensen hebben weinig tijd. De inbox van een gemiddeld persoon raakt meestal snel vol en daarom doe je er niet goed aan als je begint met junk e-mails te sturen.

Vermijd lange blokken tekst
Lange onafgebroken stukken tekst zijn intimiderend. Niemand wil ze lezen; het is teveel werk. Maar als je hetzelfde stuk tekst opdeelt in paragrafen, ziet het er een stuk aantrekkelijker uit, ondanks dat het even lang is.

Proeflezen voor verzending
Even snel doorlezen voor spelfouten e.d. kan een hoop verwarring en frustratie voorkomen. Vooral als het om belangrijke e-mails gaat is dit erg belangrijk. Je zult niet de eerste zijn die ontslagen wordt omdat je een bijlage met gevoelige informatie naar de verkeerde mensen verstuurt. Probeer je e-mails hardop te lezen, je gehoor kan fouten bespeuren die je oog soms niet ziet.

Voorkom onnodig zoeken
Na een lange reeks van e-mails kan het lastig zijn om te onthouden of uit te zoeken wat er precies allemaal besproken is. Wees aardig en zet de relevante informatie in je e-mail. Als je schrijft “We gaan voor de 5e optie..” beschrijf dan ook kort wat de 5e optie ook alweer was. Dit bespaart de ontvangen een hoop werk en voorkomt misverstanden.